come scegliere il fornitore di soluzioni e prodotti per l'ufficio
più giusto per te

by VALSECCHI Giorgio
CEO di Viesse S.r.l.

Rinnovare i propri uffici , sostituire un server , o una multifunzione è una di quelle attività che imprenditori, manager e liberi professionisti si trovano ad affrontare nell’arco della propria professione più volte .
È naturale quindi che, al momento di dover scegliere il fornitore più adatto alle loro esigenze, non abbiano approfondito molto l’argomento e decidano di basarsi soprattutto su tre aspetti:

– la corrispondenza tra catalogo del fornitore e i propri gusti estetici;
– un prezzo conveniente;
– una buona impressione “a pelle” del commerciale di riferimento.

Lungi da me affermare che questi aspetti non siano importanti.

Ma dal momento che, se stai leggendo questo articolo, anche tu ti trovi nella condizione di aver ricercato su internet alcuni potenziali fornitori ed averli contattati per ottenere un preventivo, vorrei darti alcuni consigli su come effettuare una scelta davvero consapevole.
Sono consigli che si sentono raramente, perché i clienti in grado di valutare la reale qualità di un fornitore spaventano chi ha sempre fatto leva sull’ “ignoranza del compratore” per chiudere i contratti.
Ma come potrai scoprire incontrandoci, noi ci sforziamo continuamente di essere diversi dalla maggior parte delle aziende del settore. Crediamo di dover essere i primi ad essere valutati secondo criteri severi, perché è questa severità che ci ha fatto crescere e migliorare nel tempo.

Ecco quindi alcuni consigli:

  1. Osserva le sue modalità di vendita

Un fornitore di soluzioni e prodotti per l’ufficio deve essere  anche un bravo consulente, non inizia mai il rapporto con il cliente mostrando il proprio catalogo o parlando di prezzi e prodotti.
L’approccio giusto è quello di visionare , valutare e fare molte domande, per comprendere quali siano le vere esigenze da soddisfare. Solo così potrà consigliarti al meglio.
Un fornitore che ti lascia scegliere direttamente dal sito o dal catalogo, senza contribuire con il valore aggiunto della propria consulenza, sta solo cercando di essere accondiscendente e di chiudere la vendita il prima possibile. Magari questo potrebbe renderti immediatamente soddisfatto ma, a meno che tu non sia un esperto di arredamento, potresti fare scelte che si riveleranno sbagliate nel corso del tempo.
Lo stesso vale, però, anche per quei venditori che vogliono convincerti a tutti costi a comprare qualcosa di diverso da quello che avevi in mente. A meno che non sappiano giustificarti logicamente i loro consigli (un bravo arredatore è sicuramente in grado di farlo), potrebbe esserci il rischio che stiano cercando di venderti quello che hanno a disposizione, invece di quello di cui hai davvero bisogno.

  1. Metti alla prova le sue reazioni

Un buon modo per comprendere il fornitore che hai di fronte è fare domande che testino le sue reazioni.
Anzitutto, Prova a testare la sua flessibilità chiedendogli di uscire dalle misure standard e dalle finiture del catalogo. Se accetta subito, bene. Qualora, invece, dovesse sconsigliartelo, cerca di capire se ha indagato attentamente i motivi della tua richiesta, e se insiste su soluzioni standard o propone delle alternative fuori catalogo.
Infine, prova a verificare la sua disponibilità a supportarti anche nella scelta di prodotti e servizi che non vende direttamente. Tu non sei un addetto ai lavori mentre lui è un esperto del campo e può farti risparmiare. La sua reazione ti farà capire cosa è davvero disposto a fare pur di soddisfare il proprio cliente.

  1. Raccogli informazioni sull’Azienda

Prima di affidarsi a un fornitore , è importante sapere se stai trattando con un’azienda che si limita a commercializzare le apparecchiature oppure è un dealer certificato dal brand che rappresenta.
Un’azienda come la Viesse  concessionaria Canon , infatti, non avendo intermediari e avendo un rapporto diretto con la casa rappresentata, è sicuramente in grado di offrire delle soluzioni decisamente più professionali.

  1. Chiedi chiarimenti sull’esecuzione dei lavori

Molte aziende veditrici di prodotti per l’ufficio considerano la fase di vendita come il momento più importante. Questo può essere condivisibile, poiché è necessario creare un buon rapporto con il cliente e capire bene le sue esigenze, per poterlo consigliare al meglio.
Però, terminata la vendita  inizia il lavoro vero e proprio, quindi ti consiglio di informarti in anticipo sulle modalità con le quali verrà portato a termine.
Anzitutto chiedi chi sarà il tuo referente durante i lavori. I venditori che seguono il cliente anche nella fase operativa, sono molto più attenti a non fare promesse che poi non potranno mantenere, poiché saranno sempre loro a metterci la faccia nel caso qualcosa non andasse per il verso giusto.
Inoltre, assicurati che tra il personale del fornitore vi siano reali competenze .

  1. Attenzione alla sicurezza

Altro aspetto cruciale, nel caso di lavori di una certa importanza, riguarda il personale che effettuerà il lavoro. Ti consiglio di informarti se i commerciali e i tecnici sono direttamente dipendenti del fornitore. Troppo spesso, infatti, ho visto aziende che “usano” i commerciali con contratti di sei mesi e poi via e tecnici che non hanno  nessuna competenza certificata soltanto per poter offrire al cliente prezzi più bassi.
Ricorda che l’importanza del personale qualificato  influisce  sulla qualità del lavoro, ma anche su tutti gli aspetti legati alla sicurezza. In quanto cliente finale, tu sei sempre responsabile della sicurezza all’interno dei tuoi locali, e quindi, per non correre rischi, informati bene su tutte le certificazioni necessarie.
Chiedi anche chi sarà a gestire gli aspetti burocratici della sicurezza. Se un fornitore che lavora nel modo giusto ti toglie i rischi di incidenti, il fornitore che si occupa anche di tutte le pratiche relative alla sicurezza, ti fa risparmiare una grande quantità di tempo.

  1. Il preventivo è abbastanza chiaro?

Una volta che hai ottenuto il primo preventivo. Dovrebbe contenere una foto e una descrizione dettagliata di ogni singolo prodotto. I costi di trasporto  e installazione dovrebbero essere indicati in modo chiaro, così come chiare dovrebbero essere le condizioni di fornitura, i tempi di consegna e soprattutto le condizioni di garanzia.
Ricordati sempre che in caso di contestazione, con un preventivo poco chiaro, farai molta più fatica a far valere le tue ragioni.

Ti ringrazio per il tempo che hai dedicato a leggere questo articolo e spero davvero che questi miei consigli possano esserti utili. Ricorda che il risultato finale di ogni attività di rinnovamento degli uffici è di vitale importanza per l’immagine dell’Azienda, ma anche per il benessere lavorativo tuo e dei tuoi collaboratori, e quindi per la produttività e le performance dell’Azienda stessa.