È la prima domanda che ci fanno al telefono, e la risposta onesta è: dipende. Non per evasività, ma perché il costo di una multifunzione a noleggio si compone di due voci che si muovono in modo indipendente. Chi ti dà un numero secco senza sapere quanto stampi ti sta vendendo qualcosa, non rispondendo.
Vediamo come è fatto un contratto, cosa guardare prima di firmare e quali sono le voci che di solito nessuno spiega.
Le due voci del costo: canone e costo copia
Il canone di noleggio è quello che paghi per avere la macchina. È fisso, mensile o trimestrale, e dipende dal modello: formato A4 o A3, velocità, colore o solo bianco e nero, finitura, cassetti aggiuntivi. Per una multifunzione A4 a colori ricondizionata si parte da circa 30 € al mese; una A3 a colori nuova con finitura sta su cifre sensibilmente più alte.
Il costo copia è quello che paghi per stampare. Si esprime in centesimi per pagina, con due tariffe diverse per bianco e nero e colore, e copre toner, manutenzione, ricambi e interventi tecnici. Si paga sulle pagine effettivamente stampate, lette dai contatori della macchina.
La somma delle due voci è il costo reale della stampa. Ed è qui che i confronti fra preventivi diventano interessanti: un canone bassissimo con un costo copia alto può costare molto di più di un canone onesto con una tariffa corretta, se stampi tanto.
Perché ti chiediamo quante pagine stampi
Non è una domanda di rito. Il numero di pagine mensili determina tre cose insieme: quale macchina regge il carico senza rompersi, quale tariffa copia possiamo applicarti e se conviene una formula a volume incluso oppure a consumo puro.
Una macchina sottodimensionata su volumi alti si guasta, e i fermi macchina costano più del canone. Una sovradimensionata su volumi bassi è un canone che paghi senza motivo. Il modo più veloce per saperlo: sulla multifunzione che hai adesso, stampa il rapporto contatori. Ti dice esattamente quante pagine bianco e nero e quante a colori hai fatto dall’installazione.
Le voci che vale la pena controllare in un preventivo
- Cosa comprende il costo copia. Toner sì, ma anche tamburi, fusori e ricambi soggetti a usura? Su una macchina che lavora, la differenza si vede.
- Il minimo mensile. Molti contratti prevedono un numero minimo di copie fatturate anche se non le stampi. Se il tuo agosto è deserto, è una voce da guardare.
- La durata. 36, 48 o 60 mesi. Più lunga è, più basso è il canone, ma sono anche più anni in cui resti su quella macchina.
- I tempi di intervento. Devono essere scritti. “Vi mandiamo qualcuno” non è un livello di servizio.
- Cosa succede a fine contratto. Riscatto, rinnovo, restituzione: meglio saperlo prima.
- Chi fa l’assistenza. Il fornitore o un terzo? È la voce che determina se al telefono ti risponde qualcuno che conosce il tuo impianto.
Quando il noleggio conviene e quando no
Il noleggio operativo ha senso quando vuoi un costo prevedibile a budget, non vuoi immobilizzare capitale e preferisci che la manutenzione sia un problema di qualcun altro. Il canone è generalmente deducibile come spesa d’esercizio e la macchina non entra fra i beni ammortizzabili — per il trattamento fiscale del tuo caso specifico, però, la parola giusta è quella del tuo commercialista.
L’acquisto ha senso quando i volumi sono bassi e stabili, quando ci sono agevolazioni sui beni strumentali che vale la pena sfruttare, o quando la macchina è una sola e non critica. Anche in quel caso, però, serve un contratto di assistenza: una multifunzione senza manutenzione programmata è una macchina che si ferma quando meno te lo aspetti.
Un errore che vediamo spesso
Aziende che pagano da anni un canone su una macchina largamente sovradimensionata, ereditata da quando stampavano il triplo. Nessuno ha più guardato i contatori, il contratto si è rinnovato tacitamente e il costo è diventato parte dell’arredamento.
Vale la pena, una volta all’anno, stampare il rapporto contatori e confrontarlo con quello che paghi. Noi lo facciamo con i nostri clienti nelle visite periodiche, ma è un controllo che puoi fare da solo in cinque minuti.
Se vuoi un numero costruito sui tuoi volumi e non su un listino generico, guarda le nostre pagine sul noleggio stampanti a Lecco e a Sondrio, oppure scrivici: bastano i contatori della macchina che hai adesso.