Il registratore telematico inizia a segnalare che la memoria è in esaurimento, di solito con un messaggio sul display o sullo scontrino di chiusura. Non è un guasto e non è un’emergenza, ma è una di quelle cose che non conviene rimandare: quando la memoria si riempie del tutto, la macchina smette di emettere documenti commerciali. E un punto cassa fermo in una giornata di lavoro è un problema serio.
Che cos’è la memoria che si esaurisce
Ogni registratore telematico conserva al proprio interno una memoria permanente di riepilogo, dove vengono scritti i dati dei corrispettivi giornalieri, e un dispositivo di giornale di memoria. Sono componenti non riscrivibili: si riempiono progressivamente e hanno una capienza finita. Più chiusure giornaliere fai, prima arrivi al limite.
Per questo un bar che chiude la cassa sette giorni su sette ci arriva prima di un ufficio che emette pochi documenti. Non dipende dagli anni, dipende dall’uso.
Cosa succede se la lasci riempire
- La macchina smette di emettere documenti commerciali
- Non riesci più a fare la chiusura giornaliera
- La trasmissione dei corrispettivi all’Agenzia delle Entrate si interrompe
- Devi passare alla procedura di emergenza prevista per i dispositivi fuori servizio, con annotazione manuale e comunicazione, finché il registratore non torna operativo
Nel frattempo, per non fermare la cassa, l’Agenzia delle Entrate mette a disposizione una procedura web gratuita per emettere il documento commerciale online, usabile anche da smartphone o tablet: è la via prevista per continuare a lavorare mentre il registratore è fuori servizio.
Nessuna di queste cose è irreparabile, ma sono tutte più costose e più fastidiose che chiamare il tecnico quando il messaggio compare la prima volta.
Cosa va fatto, in pratica
L’intervento va eseguito da un laboratorio o da un tecnico abilitato, perché tocca parti fiscali del dispositivo. In sintesi: si scaricano e si conservano i dati, si sostituisce la memoria e il dispositivo viene rimesso in servizio con le comunicazioni previste verso l’Agenzia delle Entrate. Su alcuni modelli l’operazione si fa in giornata; su altri, soprattutto se datati, conviene valutare se abbia ancora senso economico.
Quando conviene sostituire invece che riparare
La memoria esaurita è spesso il momento giusto per fare i conti. Se il registratore ha molti anni, se i ricambi cominciano a essere difficili da reperire, se la macchina non dialoga con il gestionale o con il POS, l’intervento sulla memoria è un investimento su un apparecchio che ti darà comunque altri grattacapi.
In quel caso vale la pena guardare cosa offre oggi il mercato: registratori telematici compatti per chi ha poco spazio al banco, sistemi touch per chi lavora con molti articoli o con il tavolo, sistemi di cassa automatica come Cashmatic per chi vuole togliere il contante dalle mani degli operatori. La spesa non è sempre molto superiore a una riparazione importante.
Come evitare di trovarti nella stessa situazione
- Non ignorare il primo messaggio: fra il primo avviso e il blocco c’è margine, ma non è infinito
- Chiedi al tecnico, alla verificazione periodica, a che punto è la memoria: è un’informazione che si legge
- Se hai più punti cassa, tieni una nota di quando sono stati installati e quando sono stati fatti gli ultimi interventi
- Evita di arrivarci sotto Natale, ad agosto o nel pieno della stagione: sono i momenti in cui i tempi si allungano e in cui un fermo cassa costa di più
Una nota sulle regole
La normativa sui corrispettivi telematici e sugli obblighi collegati al registratore cambia con una certa frequenza. Quello che leggi qui è il quadro operativo generale: per gli adempimenti che riguardano la tua attività, e per le scadenze in vigore nel momento in cui leggi, conviene sempre un controllo con il tuo commercialista.
Se il tuo registratore ha iniziato a segnalare la memoria in esaurimento, scrivici o chiamaci: guardiamo insieme il modello, ti diciamo se conviene intervenire o sostituire, e in che tempi. Vendiamo e assistiamo registratori di cassa a Lecco, Sondrio e provincia dal 1998.